Каждому человеку хочется быть эффективным, много успевать и распределить все свои задачи по приоритетам, чтобы в первую очередь уделить внимание самым важным из них. Но часто отвлекают от важных задач срочные, «горящие» дела, которые отнимают время, но не являются базовыми для движения вперед.
Хорошо рассмотрена концепция важных и срочных дел в Матрице Эйзенхауэра. В ней есть квадрат «срочное неважное». Именно такого рода дела подлежат делегированию.
Делегирование — это передача некоторых задач и обязанностей другому лицу. Чаще от руководителя к специалисту.
Если перенаправить решение вопроса или выполнение такой срочной задачи кому-то из коллектива, то можно высвободить время для более важных дел, которые необходимо выполнить самому.
Не только в коллективе, но и при работе над личной эффективностью, есть такие сферы деятельности, которые можно (и нужно) делегировать. Но как это сделать правильно, чтобы потом результат не огорчил и не пришлось пожинать плоды наделанных ошибок.
Есть универсальные принципы делегирования и шаги его реализации.
1. Определить цели и приоритеты
Перед тем как делегировать задачи, необходимо четко определить свои цели и приоритеты и вычленить из всего перечня срочные неважные дела. Можно поставить себе вопрос: «Какие задачи мне необходимо выполнить самостоятельно, а какие я могу поручить другим?» Часто срочных дел набирается намного больше, чем возможно выполнить одному человеку самостоятельно.
2. Подобрать подходящих сотрудников
Чтобы успешно делегировать задачи, нужно определить, кто из подчиненных наиболее подходит для их выполнения. Необходимо учитывать знания, навыки и опыт каждого сотрудника, а также уровень ответственности, которую они могут выдержать. Правильный выбор повысит шансы на успешную реализацию проекта.
3. Детально объяснить задачу
Чтобы обеспечить понимание и успешное выполнение делегированной задачи, необходимо подробно описать ее суть, цели, ожидаемый результат и указать сроки сдачи задания. Если все сотрудники четко понимают, что от них требуется, вероятность ошибок снижается. Хорошо, когда сотрудники могут обратиться за помощью или уточнениями.
4. Предоставить соответствующие ресурсы
Чтобы сотрудники могли успешно выполнить порученные задачи, необходимо обеспечить их необходимыми ресурсами, такими как информация, оборудование, помещение, материалы и поддержка со стороны команды или руководства. Важно не оставлять сотрудников одних с проблемой и быть готовым оказать помощь при необходимости.
5. Установить контроль и обратную связь
Делегирование не означает отсутствие контроля. Важно установить систему контроля выполнения задач и вовремя получать обратную связь от сотрудников. Возможно, потребуется созвониться для обсуждения промежуточных результатов или провести разбор некоторых этапов выполнения задачи, чтобы обсудить успешность всего процесса и выявить возможные варианты улучшения на будущее. Важно помнить, что от того, насколько компетентен человек, выбранный для исполнения этой задачи, зависит результат всего проекта.
Эти принципы полезны всем, а не только руководителям предприятия и их подчиненным. Делегирование задач используется повсеместно в ежедневном ритме жизни. Например, свекровь поручает снохе приготовить ужин, молодая мама оставляет ребенка с бабушкой или няней, муж просит жену отвезти машину на СТО.
Ошибки при делегировании обязанностей в коллективе:
- нереалистичные сроки или требования;
- передача задачи специалисту, у которого мало опыта и недостаточно компетенции;
- делегирование задач, которые качественно выполнить можно только самому;
- чрезмерный контроль;
- неправильно оцененная загрузка специалиста, которому поручается задание;
- неправильно высчитанные сроки выполнения задачи без дополнительного времени на доработку и исправление ошибок.
Мастерство делегирования — это навык, который при должном освоении принесет пользу и вам, и вашей команде.